You can read this post in English here.

A számlázás olyan terület, mely kivétel nélkül szinte minden multinacionális vállalatot és magyar vállalkozást érint. Fontos, hogy a választott számlázó program a társaság folyamatait támogassa és ne okozzon felesleges többletadminisztrációt. Ezáltal nem túlzás azt mondani, hogy a megfelelő számlázó program kiválasztása kulcsfontosságú a cégek életében.

Mi a 7 legfontosabb szempont a megfelelő számlázó program kiválasztásakor?

  • jogszabályi megfelelőség: alapvető elvárás, hogy a program és annak beállításai a hatályos jogszabályoknak (pl.: online számlázási rendszer) feleljen meg – ez egyrészt jelenti a magyar Áfa törvény[1], másrészt az NGM rendelet[2] előírásnak való megfelelőséget
  • fejlesztések: a program kiválasztásakor célszerű felmérni, hogy a szolgáltató milyen apparátussal rendelkezik a fejlesztések kapcsán, várhatóan milyen gyorsan reagálnak majd az adott szervezet igényeire (belső) vagy a jogszabályi változásokra (külső)
  • támogató funkció: sokszor kevesebb reflektorfényt kap, de az egyik legfontosabb szempont, hogy a számlázó program illeszkedjen a vállalat igényeihez és üzleti folyamataihoz, azaz hogy általa egyszerűsödjenek a cégek könyvelési, pénzügyi, jóváhagyási, jelentéskészítési folyamatai és ne generáljon többletadminisztrációt
  • integráció, automatizáció: a megfelelő számlázó program alkalmazhatóságának tesztje, ha megvizsgáljuk, milyen más programokhoz/rendszerekhez képes automatikusan kapcsolódni. Input (bejövő) oldalon ez jelentheti a megrendelések vagy ügyfélkapcsolatok kezelését támogató (CRM) programot, vagy egy készletkezelő szoftvert, míg output (kimenő) oldalon ez lehet a könyvelőprogram vagy bármilyen jelentéskezelési (pl.: pénzügyi reporting) rendszer. Amennyiben ez nem, vagy csak korlátozottan lehetséges, megfontolandó a legújabb digitál robotika megoldások alkalmazása, melyek a manuális bevitelt tudják hatékonyan csökkenteni.
  • implementáció: egy meglévő vállalkozás esetén kiemelt kezelést igényel a számlázó programok közötti váltás menedzsmentje. Praktikusan ez azt jelenti, hogy a már megkezdett számlázási folyamatokat egy adott ponton az egyik program át kell, hogy adja a másiknak, mely során biztosítani kell az adatvesztés és a duplikáció elkerülését. Ugyanígy kiemelt fontosságú lehet a meglévő ügyféltörzs átemelése az új számlázó programba.
  • rendszerhasználat: a számlázó program lecserélése jó alkalom lehet egy pénzügyi folyamat átvilágításra. Ennek keretében górcső alá vehetőek az egyes munkatársak által ellátott feladatok, az IT jogosultságok, illetve a helyettesíthetőség kérdésének megoldása.
  • szerződési feltételek: mint minden üzleti partnerrel való együttműködés esetében, a számlázó programot működtető partner esetében is erősen javasolt a megállapodás írásba foglalása, illetve a szerződési feltételek kölcsönösen kedvező kialakítása. A vállalkozás részéről fontos lehet, hogy egyértelműen elkülönüljön az egyszeri rendszer megvásárláshoz kapcsolódó díj, illetve az ún. rendszerkarbantartási díj, mely utóbbi általában évente fizetendő a szerződés megszűnéséig. A mérlegeléskor érdemes szem előtt tartani, hogy vannak olyan szolgáltatók, melyek hűségidővel, rövidebb fizetési határidővel és szinte teljes körű felelősségkorlátozással operálnak.

Way out of maze of invoicing softwares - Kiút a számlázó program kiválasztásának útvesztőjéből Mi történik, ha könyvelési outsourcing szolgáltató kezeli a pénzügyi adminisztrációs folyamatokat?

A számlázási folyamatokért általában a pénzügyi osztály felelős. Amennyiben azonban a könyvelési folyamatok kiszervezésre kerülnek, akkor a könyvelési szolgáltató a szolgáltatás részeként gyakran végez pénzügyi adminisztrációt, mely a számlázási feladatokat is magába foglalja. Ez esetben két opció áll az ügyfelek rendelkezésére a számlázás megvalósításához: vagy a szolgáltató által alkalmazott számlázó szoftvert használja vagy hozzáférést biztosít az általa megvásárolt szoftver eléréséhez.

Független BPO tanácsadóként a BPiON az üzleti/pénzügyi igények felmérésében, a megfelelő számlázó szoftver kiválasztásában és implementációjában, a rendszerek automatikus összeköttetését segítő alkalmazások fejlesztésében és a manuális bevitelt csökkentő digitális robotika (RPA) megoldásokban is készséggel áll a rendelkezésükre.

Kérdésekkel forduljon bátran hozzánk!

 

[1] Az általános forgalmi adóról szóló 2007.évi CXXVII. törvény

[2] A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet